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公文写作常见的公文格式问题

时间:2019-12-10 09:36:29    来源:帮你写公文微信公众号    作者:    点击

一、发文字号不规范

公文版头包括:份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人6个要素,在这6个要素中,出现问题最多的是发文字号。发文字号由发文机关代字、年份和发文顺序号组成,常见的错误主要表现在:一是年份书写不规范。把2017年写成17,不够完整准确;二是年份外面使用中括号、小括号等。不够规范,正确的写法是使用﹝××﹞六角括号。

二、文种使用不规范

在文种选择和使用方面,出现的问题比较多。一是生造文种。按照《条例》的规定,法定运行的文种包括:决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要这15种。也就是说选择发文的文种时,不能在这15种之外。比如:××市人民政府关于××年××工作的实施方案,这种写法显然是不规范的,因为实施方案不是法定文种应该修改为:××市人民政府关于印发××年××工作的实施方案的通知。

还有就是叠用文种。《条例》中规范的15个文种,不能把两个不同作用的文种叠加在一起使用。比如关于××××的请示报告,请示和报告都是上行文,上级接到此文以后无法确定到底是请示的事项还是报告的事项,不能正确处理。因为,二者的行文目的和回复形式是不同的,请示的适用范围是向上级机关请求指示和批准。所以请示通常是请求上级批准、解决和指示,需要上级以批复的形式给予明确的答复,一个请示必须用一个批复回复;报告的适用范围是向上级机关汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问。报告属于请阅件,上级通常会以阅存的方式处理。

三、标题写作不规范

标题是公文内容的提炼概括,是用最简练的语言概括出公文核心的内容,让收文者通过阅读标题,清楚文件的基本内容。完整的公文标题包括发文机关、事由和文种三个部分。在实际写作中容易出现的问题是标题要素不完整,有的机关单位发文只写事由和文种,有的只写文种,随意的省略发文机关和事由,这样的写法不利于收文者掌握公文基本的内容,影响工作效率。

四、正文写作不规范

公文的主体部分最核心的要素是正文,正文写作是写作者对于公文主题的把握、框架的搭建、材料的分析以及语言运用的综合体现。正文里涵盖的要点是方方面面的。而正文当中,经常出现错误的就是结构层次序号。公文正文内容比较复杂时,需要划分结构层次,公文正文结构层次序数依次可以用“一”、“(一)”、“1”、“(1)”标注,一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。