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应急状态下,怎样处理公文更科学?

时间:2020-03-16 15:08:35    来源:秘书工作微信公号    作者:    点击

在抗震救灾、应对公共卫生事件、处置群体性事件等应急状态下,公文处理往往办理时间紧、专业性强、急密件多、质量要求高,对快速反应、安全运转、高效办理提出了更严标准。四川成都市委办公厅坚持“制度化、标准化、规范化”理念,对应急状态下公文处理由“粗放型”向“精细化”的实践进行系统总结,初步形成了一套机制,结合此次应对新冠肺炎疫情作了新的探索与思考。

一、收文坚持“四个一”,确保快捷安全

一套流程实现快研快办。人员分班值守、24小时在岗,专人负责前端收文并重点研判紧急程度,实行“红、黄、绿”标注区分,红件即办、黄件平办、绿件缓办。

一体运行实现高效运转。急件压缩层层审签环节,需提拟办意见的紧急公文,领导下沉实行集中会商研判,扁平办理。密件内网传输、普件内外网兼用,第一时间网发送签,即收即办即送。非涉密阅知性紧急公文,及时扫描制作电子版网发领导掌握。

一次调整实现安全有序。原则上不收发纸质文件,对必需纸质交换件缩减交换时间和频次,配置使用紫外线、臭氧文件消毒柜等专用消杀设备,并在文件中转点设置安全箱,文件均密封投递,实现人员“无接触式配送”。

一本台账实现可溯可查。区分类别、主题,全覆盖建立上级发文、本级文件、各地各部门来文台账,及时收集整理其他地区动态信息,做好信息化留存。

二、发文坚持“两提前两简化”,确保合法合规

提前介入发文流程。完善发文申报机制:一方面,坚持未经市委办公厅审核同意的,不得擅自在文件送审时请示以市委(或市委办公厅)文件印发;另一方面,坚持关口前移、靠前服务,围绕发文必要性、合理性等提前沟通把关,对紧急发文开设“绿色通道”办理。细化在疫情防控期间可发文件的标准和规格,同时灵活用好市政府(或市政府办公厅)、市级部门联合发文等多种发文主体。

提前开展前置审核。提请发文前深度介入文件审核,着重把好政治政策关、法律权限关、文字程序关,并将审核意见一次性反馈来文单位,实现改审同步、边改边审。原须提请市委常委会会议审议的发文事项,若以各市委常委传签方式审定,则同步开展意见征求和合法性审查。

简化相关材料。改变以往需一次性全套提供发文请示或函、发文申请表、起草说明、合法性审查材料等书面要件的发文模式,情况特别紧急的,经审核符合相关规定后可先行受理,相关实物要件可在一周内补齐。

简化审签流程。党政联合行文实行同步送签、双向反馈、边签边校、签毕即发,折叠审签程序,确保急件发文当日完成。

三、拟文坚持“三个模式”,确保高质高效

优化完善专班拟稿模式。打破业务部门先起草代拟稿、层层审签的常规模式,坚持集中骨干、专班专责,与业务部门一体联动、协同作业,避免文稿“空转”、“来回”旅行。

优化完善学习提能模式。坚持深学精读政策文件、旁听重要会议、参与领导调研活动,充分研判把握政策风向、形势变化、领导意图,同时加强文稿模块化解析,及时复盘总结和反馈。

优化完善资料储备模式。加强拟文任务预判,前瞻建立完善信息资料库,收集整理上级政策、友邻动态、下级底数,动态更新、云端共享。

四、应急状态下公文处理应把握好“三对关系”

应急状态下公文处理虽可“特事特办”,但总体仍需重点把握好三对关系,确保精细保障、精准服务好党委科学决策。 

效率与质量的关系。应急状态下公文处理侧重“效率优先”,但在注重“效率”的同时应兼顾“质量”,实现“忙而不乱、忙而不错”。要全面核准、多方了解背景信息,学会“关起门当领导”,确保拟办意见表达精准,文件制发“上接天线、下接地气”。定期“回头”系统梳理缺少审签要件的文件,集中统一补签后归档,确保公文处理完整闭环。研究应急状态下规范性文件前置审核办法,积极动员专业化力量深度介入文件合法性审查,从源头上确保政令统一、于法周延。

统筹与协同的关系。应急状态下既要各司其职,更要树立“一盘棋”思维,整合资源、凝聚力量、抓好统筹。增加市“四大班子”秘书长联席会频次,适时通报工作动态,加强与市政府办公厅、业务部门沟通联系,强化协调配合。打破市委办公厅内各处室业务界限,组建应急工作专项小组一体管理、一体使用,根据任务不同,灵活调整专班人员结构,形成规范有序、分工合理的工作格局,同时科学合理轮岗轮休。强化补位意识,在站好岗、尽好责之时,进一步树牢“办公厅是一个整体”的意识,工作中主动相互提醒补位,当好“流动的补丁”。

便捷与保密的关系。应急状态下实行无纸化办公和远程移动办公,可有效减少纸质文件传递周转时间,提高办文效率,同时必须确保信息传输中保密、留痕、归档、销毁全程安全可靠。建立健全信息化和电子文件管理工作机制,细化应急期间文件保密规定,明确要求使用协同办公系统、多人视频会议等信息化方式仅限处理非密公务,定期销毁文件在网络的传输记录,重要文件以纸质形式保存归档,最大可能地保障公文处理迅速快捷和信息传输安全。丰富信息技术手段,探索推行虚拟专用网络(VPN)技术,实现手机端与电脑端操作功能等同,更好适应应急工作环境和状态。